Implantando mi GTD – parte II

Hace unos minutos estaba dándole vueltas a cómo aplicar mi propio GTD en mis correos electrónicos, empecé primero mirando el calendario, necesito establecer un calendario que permita hacer el seguimiento compromisos o actividades que deben de hacerse en un día y hora específica. Ya mirando lo del calendario me detuve a mirar la distribución del buzón de correos y la verdad que es lamentable… había ya conseguido ordenar mi correo electrónico del trabajo pero está claro que mis asuntos personales y de bloguero están muy desordenados, después de meditar vagamente sobre este asunto pensé que podría ser una buena idea para escribir un post, al fin de cuentas que mejor forma de aprender que “enseñar lo que necesitas aprender”.

Moleskine GTD Hack

Foto de https://flic.kr/p/rJ6mv

Ya puestos en materia, la situación es la siguiente: tengo tres direcciones de correo electrónico Hotmail, gmail y yahoo, los servidores de correo gratuitos más populares del mercado, Hotmail lo he dejado un lado únicamente para comunicaciones informales, Facebook y algún que otro servicio en la red, gmail es el mejor de todos, potente, versátil, siempre innovador y ofreciendo cada día servicios adicionales que se complementan unos a otros, me podéis llamar paranoico, pero tengo miedo del sr. Google, hace unos años leí “el Engaño de google” de Gerald Reischl, un periodista alemán que investigó la gran compañía de Silicon Valley y se atrevió a decir que Google no es tan bueno, curiosamente se atrevió a vaticinar muchas de las líneas de investigación y campos de desarrollo en los cuales hoy día Google es líder de mercado. El mensaje principal de Gerald Reischl era que Google no era gratis, tal y como la mayoría de las personas piensan, la mayoría de nosotros acabamos entregando todos nuestros datos personales, hobbies, aficiones, fotos e ideas a google, sin darnos cuenta el grave riesgo que esto puede traer, no sé porque me he enrollado tanto en el sr Google, pero adonde quería llegar originalmente era que quiero minimizar el uso de los servicios de Google, digo minimizar y no eliminar ya que ofrecen muy buenos productos sin pedir dinero a cambio (al menos de momento).

Yahoo! Calendar

Foto de https://flic.kr/p/5sjzH4

La alternativa que me queda a mano es mi correo electrónico de Yahoo, ¡magia¡ lo he conseguido, ha sido ponerme a escribir y he podido aclarar mi horizonte. La pega que tenía antes de escoger Yahoo era que estaba utilizando este correo electrónico para mi blog, pero que narices, mi blog tiene que formar parte de mi plan de trabajo y mi sistema GTD.

Empiezo a organizar mi GTD en Yahoo, decidido!

Implantando mi GTD – parte I

Hace unos días inicié mi camino hacia la implantación de GTD en mi día a día, la verdad que es mucho más complejo y laborioso de lo que se puede llegar a pensar cuando lees el libro de David Allen, afortunadamente esto no me toca de cero, había estado leyendo algo de productividad y GTD antes, al final de cuentas el minimalismo y la productividad siempre van de la mano. No puedes llegar a ser productivo si antes no minimizas algunos procedimientos o rutinas en tu vida.

Entre los blogueros que sigo, existen algunos que profundizan bastante en el GTD: david torné, Du tudú, Cambiando Creencias, El Gachupas. Además de estos blogueros también he leído artículos de productividad de blogueros minimalistas: homominimus, Ivan entusiasmado o Vida en positivo.

1. El primer input de información que integré en mi GTD fue el correo electrónico de mi trabajo de oficina:

  • Crear carpetas de proyectos
  • Organizar la información de los proyectos dentro de carpetas en orden alfabético
  • Carpeta @ la espera
  • Carpeta @cción
  • Vaciar bandeja de entrada.

Cinco medidas que me permiten mantener mi buzón de correo ordenado, encontrar cualquier correo archivado en menos de 60 segundos y conocer mis próximas acciones.

GTD_correo GTD_correo 02

2. Lo siguiente que preparé fueron las listas de próximas acciones:

  • Lista de @cción y @ la espera según proyectos o contextos.
  • Etiquetas para clasificar las listas: Oficina, casa, recados, ordenador, etc.

Las listas las preparé utilizando Evernote.

GTD_Evernote

3. La siguiente acción se enfocó en la gestión de información:

  • Material de consulta: archivar documentos, imágenes y capturas de información en carpetas agrupadas por proyectos. Estructura de carpeta GTD en una nube para poder acceder a los archivos dese cualquier ordenador (Google drive o Onedrive).
  • Archivos y proyectos antiguos: material que vas a consultar esporádicamente que necesitas que este debidamente ordenado para evitar duplicidad y minimizar le tiempo que tardas en recuperarlo. Existen nubes menos populares y con sincronización limitada que ofrecen más espacio en la nube (box).

GTD_Carpetas

En este punto también me apoye en la herramienta Evernote, toda la información pequeña (capturas de imágenes, artículos de internet, documentos pdf) se puede archivar dentro de las carpetas de proyectos para poder consultarlas cuando se requiera.

En las siguientes entradas de implantación de GTD profundizaré en más áreas de mi propio GTD.