Implantando mi GTD – parte I

Hace unos días inicié mi camino hacia la implantación de GTD en mi día a día, la verdad que es mucho más complejo y laborioso de lo que se puede llegar a pensar cuando lees el libro de David Allen, afortunadamente esto no me toca de cero, había estado leyendo algo de productividad y GTD antes, al final de cuentas el minimalismo y la productividad siempre van de la mano. No puedes llegar a ser productivo si antes no minimizas algunos procedimientos o rutinas en tu vida.

Entre los blogueros que sigo, existen algunos que profundizan bastante en el GTD: david torné, Du tudú, Cambiando Creencias, El Gachupas. Además de estos blogueros también he leído artículos de productividad de blogueros minimalistas: homominimus, Ivan entusiasmado o Vida en positivo.

1. El primer input de información que integré en mi GTD fue el correo electrónico de mi trabajo de oficina:

  • Crear carpetas de proyectos
  • Organizar la información de los proyectos dentro de carpetas en orden alfabético
  • Carpeta @ la espera
  • Carpeta @cción
  • Vaciar bandeja de entrada.

Cinco medidas que me permiten mantener mi buzón de correo ordenado, encontrar cualquier correo archivado en menos de 60 segundos y conocer mis próximas acciones.

GTD_correo GTD_correo 02

2. Lo siguiente que preparé fueron las listas de próximas acciones:

  • Lista de @cción y @ la espera según proyectos o contextos.
  • Etiquetas para clasificar las listas: Oficina, casa, recados, ordenador, etc.

Las listas las preparé utilizando Evernote.

GTD_Evernote

3. La siguiente acción se enfocó en la gestión de información:

  • Material de consulta: archivar documentos, imágenes y capturas de información en carpetas agrupadas por proyectos. Estructura de carpeta GTD en una nube para poder acceder a los archivos dese cualquier ordenador (Google drive o Onedrive).
  • Archivos y proyectos antiguos: material que vas a consultar esporádicamente que necesitas que este debidamente ordenado para evitar duplicidad y minimizar le tiempo que tardas en recuperarlo. Existen nubes menos populares y con sincronización limitada que ofrecen más espacio en la nube (box).

GTD_Carpetas

En este punto también me apoye en la herramienta Evernote, toda la información pequeña (capturas de imágenes, artículos de internet, documentos pdf) se puede archivar dentro de las carpetas de proyectos para poder consultarlas cuando se requiera.

En las siguientes entradas de implantación de GTD profundizaré en más áreas de mi propio GTD.

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3 comentarios

  1. Me gusta lo del mail. Yo en cuanto a la nube prefiero Dropbox, que me parece una aplicación perfecta. Y uso word para tener todas las listas de GTD en un mismo documento.

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    • Hola Iván,
      En relación a la nube comparto tu opinión, en mi caso particular tengo una cuenta de dropbox asignada a mi correo electrónico de trabajo, es por eso que uso google drive para poder disponer de la nube en todos los ordenadores que trabajo. Hacer las listas en word, supongo que será para disminuir la dependencioa de evernote en documentos de texto.

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  1. Getting things done de David Allen: Resumen definitivo de GTD. » Telesecretarias

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